3.レコード作成要領

1.レコード内容及び作成要領

レコード内容及び作成要領は、次をご覧ください。

• レコード内容及び作成要領 （PDF 444.2KB）

2.各項目の記録に当たっての留意事項

（1）各項目共通

• イ．半角文字の「，（カンマ）」は、各項目の区切り以外には使用しない。
  〈例〉法定資料の項目
  × 1,200,000
  ○ 1200000
• ロ．記録すべき事項がない項目については記録を省略して区切りを表す「，（カンマ）」を記録する（CSV形式では必ず「，（カンマ）」で各項目が区切られていなければならない。）
  〈例〉半角の項目が記録不要の場合　前の項目，，後の項目

（2）住所、居所又は所在地

• イ．都道府県名から順次記録する。
  ただし、都道府県名については省略しても差し支えない。
  〈例〉
  • ○ 東京都中央区銀座1－1－1
  • ○ 中央区銀座1-1-1
  • ○ 大阪市中央区大手前2-2-2
  • × 中央区大手前2-2-2→　○ 大阪市中央区大手前2-2-2
    （注）政令指定都市については、市名を省略しない。
• ロ．正式な町名にカナが含まれている場合を除き、漢字で記録する。
  〈例〉
  • ×名古屋市港区アキハ1-1-1　→　○名古屋市港区秋葉1-1-1
  • ×名古屋市港区あきは1-1-1　→　○名古屋市港区秋葉1-1-1
  • ○名古屋市港区いろは町2-2-2
• ハ．～県、～市、～村等の「県」「市」「村」等の文字については省略しない。また、句読点によって代替しない。
  〈例〉
  • × 神奈川 横浜 港北 新横浜 1-1-1
  • × 神奈川、横浜、港北、新横浜、1-1-1
  • ○ 神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1
• 二．都道府県、市町村、字等の区切りは不要であるが、全角スペース1文字分の区切りがあっても差し支えない。
  〈例〉
  • ○ 神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1
  • ○ 神奈川県□横浜市□港北区□新横浜□1-1-1
  • × 神奈川県、横浜市、港北区、新横浜、1-1-1
  • × 神奈川県□□横浜市□□港北区□□新横浜□□1-1-1
    （注）「□」は、スペース1文字分を表す。
• ホ．住所の記載に当たって、「丁目」「番地」「号」等の文字の代わりに記号を使用する場合は、「－」「～」「・」（全角）を使用することができるが、それ以外の記号は使用しない。
  〈例〉
  • ○ 千代田区丸の内1-1-1
  • ○ 千代田区丸の内1～1～1
  • × 千代田区丸の内1，1，1
• へ．様方や気付は、この項目に記録し、氏名又は名称の項目には記録しない。
• ト．郵便番号は記録しない。

（3）氏名又は名称

• イ．個人の姓と名の区切りには、全角スペース1文字分を記録する。
  ただし、区切りがない場合は、そのままでも差し支えない。
• ロ．個人の肩書等は記録しない。
  〈例〉× 税理士 総務 太郎　→　○ 総務 太郎
• ハ．法人の代表者名等は記録しない。
  〈例〉× 総務産業株式会社 代表取締役 総務 太郎　→　○総務産業株式会社
• 二．法人の組織名には必ずカッコ（全角）を付す。
  〈例〉
  • ○ 総務産業（ 株 ）
  • ○（ 株 ）総務産業
  • ○ 総務産業（株
  • ○ 株）総務産業
  • × 総務産業 株）
  • × （株 総務産業
  • × 総務産業／株
  • × 株、総務産業

組織名	略称
株式会社	株、KK、カ、カブ
有限会社	有、UK、ユ、ユウ
合資会社	資、シ
合名会社	名、メ、メイ
医療法人	医、イ
協同組合	協、キョウ
農業協同組合	農、ノウ
漁業協同組合	漁、ギョ
企業組合	企業、企、キ、キギョウ
組合連合会	組連、クミレン
財団法人	財、ザイ
社団法人	社、シャ
社会福祉法人	福、フク
宗教法人	宗、シュウ
学校法人	学、ガク

（4）外字の取扱い

JIS第1水準及び第2水準以外の漢字、カナ、記号等（以下「外字等」という。）及び半角文字は次のとおり取扱う。

• イ．半角文字のカナ、英数字、記号、丸付き数字、カッコ付き漢字等は、JIS第1水準及び第2水準の全角文字に変換する。
• ロ．人名等に使用されている漢字等で、他の文字に変換できないものが含まれている場合には、原則として、その人名等をカナで記録する。
• ハ．外字がいわゆる異字体又は旧字体の場合で、それらを統一文字又は新字体に変換できるものは、それぞれの文字に変換する。

〈例〉「齎藤」は「斉藤」に

3.光ディスク等の提出に当たっての留意事項

1. 光ディスク等の提出の際には、正本・副本の両方を提出する。
2. 提出する媒体には、次の事項を明示する。
   • イ．光ディスク
     光ディスクにより提出する場合には、レーベル面に次の記載事項を油性のフェルトペン等で記載する。
     ※筆先の硬い筆記用具は使用しない。
   • ロ．磁気ディスク
     磁気ディスクにより提出する場合には、適宜のラベルに次の記載事項を記載の上、貼付する。
     【記載事項】
     1. 提出先市町村名
     2. 提出者名
     3. 提出者住所
     4. 個人番号又は法人番号
     5. 指定番号
     6. 提出件数
     7. 提出年月日
     8. 正本・副本の区別
     9. 総枚数及び一連番号
3. 提出された光ディスク及び磁気ディスクは返却しない。
4. 提出の際には、ファイルがコンピュータ・ウィルスに感染していないことを十分に確認する。